Egyre közeleg bűvös május 25-i dátum, mely a GDPR bevezetésének határideje. Az Európai Unió általános adatvédelmi szabályzata. Kifejezetten arra irányul, hogy a szervezetek és az állami szektor hogyan kezelje a 750 millió európai polgár adatait. Ez azt jelenti, hogy minden olyan vállalat/szervezet, amely az uniós polgárokra vonatkozó személyes adatokat tárol, - például a hitelkártyaszámoktól vagy az e-mail címek-, a GDPR alá tartozik. Bár ez a törvény már létezik az EU-ban, májustól globális szerepe lesz. Ha ügyes vagy, erre nem feladatként, hanem innovatív kihívásként tekintesz.
Komoly büntetésekre számíthatnak azok, akik vétenek a szabályzat ellen, ezért érdemes minél előbb megismerni az elvárásokat. A pénzbírság ugyanis meghaladhatja a 10 millió eurót vagy a cég bevételének két százalékát. A súlyosabb jogsértések esetén a büntetések eléri a vállalkozás bevételének négy százalékát. Mielőtt pánikba esnél, mutatjuk, mire kell leginkább odafigyelned és miként fordíthatod mindezt a saját előnyödre.
Az első lépések
Mindenekelőtt meg kell határoznod, hogy a te vállalkozásod milyen adatokkal rendelkezik és hogyan tárolja azokat. Ez valószínűleg nem megy majd egyik pillanatról a másikra. Előfordulhat, hogy a szervezetben olyan nagy mennyiségű strukturált és nem strukturált adat áll rendelkezésre, amelyeket számos eszközön tároltok a cégen belül. Érdemes az adatok felméréséhez kinevezni egy kollégát/tanácsadót ám ez komoly mérlegelést igényel, hiszen ez egy nagyon bizalmi és nehéz feladat.
Mégis milyen adatok tartoznak a GDPR szabályai alá?
Ilyenkor joggal merül fel a kérdés, hogy melyek azok az adatok, melyek relevánsak a GDPR szempontjából? Többféle környezetben fellelhető adatok tartoznak ide. Az olyan strukturálatlan információk, mint például az Excel dokumentumok és a könyvelési vagy a strukturált adatnak számító CRM rendszerek adatai. A strukturált adatok nagyon egyszerűen kereshetők és könnyebben védhetők. Ugyanakkor a strukturálatlan adatok, mint az e-mailekben, fájlokban, felhő alkalmazásokban fellelhető személyes adatok nehezebben felkutathatóak, és nehezebben is védhetőek. Mindez pedig megköveteli a cégtől, hogy végezzen el egy adatleltárat.
Ne feladatként, hanem lehetőségként tekints erre!
Tekints minderre úgy, mint egy eszközre, amely az összegyűjtött adatok megszervezésével és strukturálásával lehetővé teszi számodra, hogy finomítsd ezeket a nyers információkat és további ismereteket nyújtson a cég számára. A GDPR szabályai lehetőséget nyújtanak az analitika végrehajtására. A vállalati adatok tisztítása és átszervezése új betekintést nyújthat a műveletekbe, és innovatív ötleteket adhat, például automatizálhatja a költséges folyamatokat.
Tisztogass!
Az elavult adatokat törölnöd kell. Nem csak a GDPR miatt, hanem azért is, mert ezek egyszerűen feleslegesek a céged számára. A vállalkozások tulajdonában lévő adatok mintegy 70 százaléka ROT, vagyis felesleges adat. A fennmaradó adatok rendszerezése a GDPR kategóriák alapján történik. Mindezzel pedig tulajdonképpen a vállalkozás növekedését készítheted elő.
